怎样选购商品化会计软件

发布日期:2018-05-24 编辑整理:山东自考网 【字体: 】  【加入自考交流群】

我国实行会计电算化的工作,已成为近几年企业单位重要的财务会计和管理工作内容。国家重视,企业单位行动迅速。在财政部制定并发布的《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》第一部分中提出:制定规划,有计划、有步骤地推动我国会计电算化事业的发展。总的目标是,到2000年,力争达到有40%~60%的大中型企业事业单位和县级以上国家机关在账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总等基本会计核算业务方面实现会计电算化;其他单位的会计电算化开展面应达到10%~30%。到2010年,力争80%以上的基层单位基本实现会计电算化,从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。(财政部文件:(94)财会字第15号,1994年5月4日。)企业单位在实施会计电算化时,所取得的会计软件其主要途径有:自行开发、定制开发、与外单位联合开发、购买商品化会计软件、使用主管部门开发推广的会计软件等。目前,我国的企业单位,特别是中小型企业,主要是选购商品化会计软件。

一般来说,商品化会计软件,是指计算机软件开发公司或会计软件专业开发公司,设计、开发的,并经财政部门评审合格,作为商品在市场上出售的会计软件。商品化会计软件,具有商品化、通用性、保密性、质量高、功能强、易学性、易用性等特征。商品化通用会计软件,一般由软件公司提供人员培训、安装调试、业务、技术服务。并负责售后的相关服务。商品化会计软件质量高、操作使用方便、投资少、省时间,因此,比较适合中小型企业购买使用。

我国的财务会计软件业,发展迅猛,目前,已形成规模庞大的财务会计软件开发阵营。有近300多家软件公司或财务会计软件专业开发公司,从事财务软件的设计、开发和销售。至今,通过财政部评审通过的商品化会计软件近50个,通过省级财政部门评审通过的商品化会计软件有200多个。涌现出用友软件、安易软件、金蝶软件、新中大软件、金算盘软件等一批开发实力雄厚、技术力量强劲、产品质量合格、软件性能稳定的商品化会计软件公司。同时,国外的会计软件也进入我国软件市场。商品化通用会计软件众多,对用户而言,一方面挑选余地大,购买方便;但是,另一方面由于商品化通用会计软件种类繁杂,比较甄别难度大,选择能够适用于本企业单位的会计软件又是不容易的。那么,怎样选购一套软件质量有保证、适合于企业情况、安全可靠性高、服务优良的会计软件,本人认为可主要考虑以下几方面。

1.会计软件是否通过财政部门的评审

根据国家财政部规定,商品化会计软件必须经过省级以上财政部门的评审,合格的,方能在市场上出售。会计软件是否经过评审、是否合格,是会计软件是否符合国家相关规定的标志。会计软件主要是符合财政部1994年6月颁布的《会计核算软件基本功能规范》中的相关规定和要求。这是会计软件符合我国会计核算和会计制度的根本要求,也是加强会计软件管理的重要程序。目前,我国商品化会计核算软件评审工作由省、自治区、直辖市财政厅(局)或者财政部组织进行。计划单列市财政局经财政部批准,也可以组织商品化会计核算软件的评审。通过评审的商品化会计核算软件,由组织评审的财政部门核发财政部统一印制的《商品化会计核算软件评审合格证》。取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件,在国内的销售不受地区的限制。(《会计电算化工作管理办法(1994年7月1日)》,第6条。)所以,用户购买商品化通用会计软件,一定要考虑是否经过财政部门评审通过的、评审鉴定情况怎样。

2.会计软件是否符合本企业单位的需要

商品化会计软件,虽然具有通用性,但是,在会计软件开发时,考虑到软件的功能,所以会对其某些方面的功能有所侧重。企业在选购时,要考虑本企业的具体财务会计业务情况和核算管理的要求,在业务方面选择最适合的,才能真正发挥会计软件的作用。具体要考虑行业特点和本企业单位的核算特点。(1)行业特点方面。由于每个行业的会计业务都有其特殊性,因此,企业单位在购买会计软件时,必须考虑本行业的特点。例如,工业企业与商业企业的会计业务,在具体核算上,其内容和标准不同,其他行业也有差别。(2)本单位会计核算特点方面。企业具体会计核算的情况,也是选购会计软件要考虑到的。如企业规模的大小、会计业务需要处理的数据量的多少、会计核算精确度的高低、是否需分级核算等,都是决定会计软件的重要因素。

3.会计软件是否安全可靠

会计软件的安全可靠性,是非常重要的。所谓安全性,是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏能力方面的要求;可靠性是指会计软件防错、查错、纠错能力方面的要求。在选购商品化会计软件时,要考虑会计软件的安全可靠性。考查会计软件的控制措施怎样,如权限设置、复核功能设置、各种校验功能设置、处理顺序控制、采用信息加密技术和存取控制技术、设立备份和恢复功能等等。

在考查安全可靠性时,具体内容主要是:(1)是否有安全可靠性设置。根据一般要求,会计软件应具有:输入数据有校验设置、存储数据有加密设置、输出信息有权限设置等等。(2)安全可靠性设置是否有效。设置的各种安全可靠性措施,是否能够达到预期的目的,相互之间的协调性是否好。(3)安全可靠性设置是否实用。在安全可靠性设置方面,最主要的是考查实用性。对会计软件中安全可靠性设置的具体形式,从企业实际使用的角度考虑是否实用。(4)考查和购买原版商品化会计软件。原版会计软件不仅性能稳定、安全可靠性强,保证会计数据信息的安全和可靠,而且便于软件的维护和升级。

4.会计软件是否符合企业环境的要求

对商品化通用会计软件的运行环境与其适应性,也要充分加以考虑。广义地说,企业环境包括:企业类型、行业、产品、内部机构设置、财务会计业务、硬件和相关设施、会计人员素质、资金和发展前景等等。狭义地说,企业环境包括:硬件和软件。其中硬件包括主机及其辅助设备,是指计算机、外设及UPS不间断电源、机房其他环境设备等方面;软件包括操作系统、数据库管理系统等其他应用软件。从广义的企业环境考虑,应该根据这些环境,对会计软件功能、模块、操作流程、操作方法等要求,来选择商品化会计软件。从狭义的企业环境来考虑,对主机及其辅助设备,包括计算机、外设及UPS不间断电源、机房其他环境设备的配制等方面,要充分考虑与会计软件的适应性。同时也要考虑到操作系统、数据库管理系统等软件与会计软件的适应性。在考虑企业环境时,要重视企业的发展前景,要有前瞻性。将满足当前需要和发展需要,有机地结合起来。一个企业单位选购一种商品化会计软件之后,不仅单是建立了买卖关系,而且开始了用户与软件公司的长期伙伴关系。还要考虑会计软件的维护、升级等协作事项。

5.会计软件公司的服务是否优良

会计软件与一般商品不同,其销售服务尤其重要。在选购时,应该考虑会计软件公司在提供人员培训、安装调试、业务、软件维护、软件升级等服务方面的承诺。

(1)人员培训。通常商品化会计软件公司,在销售商品化会计软件时,为用户的操作人员进行岗前培训。会计软件公司在人员培训方面,是否有一定的水平、能力怎样,是需要认真考虑的。人员培训是用户能否在会计软件公司的协助下,在较短时间内顺利地进行会计电算化的前提。较好的人员培训为后期的会计软件使用,奠定了基础。

(2)安装调试。通常商品化会计软件公司,在销售商品化会计软件时,为用户的进行会计软件安装和调试。能否顺利地安装,并试用会计软件,也是选购商品化通用会计软件时,要考虑的方面。同时,也应考虑到软件出现损坏、问题时,能否得到及时的修理、更换等问题。

(3)业务咨询。在会计软件运行过程中,对遇到的问题,能否得到及时的满意的解答,对会计电算化工作的开展,也是非常重要的。通常软件公司对售出的商品化通用会计软件,是负责提供技术、业务咨询的。如果会计软件使用过程中的技术、业务问题能够得到及时答复,并能尽快得以解决,则会促进实行会计电算化的各项工作的顺利进行,发挥预期的效果。在选购商品化通用会计软件时,应该对软件公司的技术、业务咨询机构、队伍、水平,进行考查,以寻求一家技术业务咨询服务优良的软件公司。

(4)软件维护。通常商品化会计软件公司,在销售商品化会计软件时,不提供程序的源代码,所以,软件的维护工作是由软件公司负责的。软件维护水平,也是选购商品化通用会计软件时考查的一个方面。

(5)软件升级。通常商品化会计软件公司,在销售商品化会计软件之后,负责对用户的会计软件进行升级服务。有人称为软件的“终生服务”。版本及时得以升级,就能更快地适应变化的和情况。会计软件的升级一般基于两方面的原因,一是会计制度的调整、改革,使得原用会计软件“过时”,不能满足会计制度规定的核算和管理要求,因此要进行升级;二是情况的发展变化,如用户为了企业管理的需要,在原核算型会计软件的基础上,升级为管理型会计软件,从而为企业的发展服务。

6.费用是否节省

选购商品化会计软件,一般比其他取得、购买、开发会计软件的成本低,时间短、费用低。但是,费用问题,仍然是制约我国商品化通用会计软件选购的重要因素。就商品化会计软件而言,费用主要包括:软件费用、人员培训费用、安装调试费用、业务咨询费用、软件维护费用、软件升级费用等等。在对除了费用外的上述几方面考查的同时,通常对商品化会计软件的相关费用,采取“货比三家”的办法。即在能够达到相同的上述的各方面要求的基础上,选择几家会计软件公司进行洽谈,看哪一家软件公司的费用低,以决定购买。

在选购商品化会计软件时,许多考查的内部、问题,还很多,本文所提出的只是主要的方面,在企业单位选购商品化通用会计软件时,应具体分析。考查会计软件的措施和步骤大体如下:第一,查看会计软件公司的相关会计软件宣传广告,了解软件公司的信誉、会计软件的大体功能等;第二,查看会计软件公司提供的相关会计软件的具体资料,了解会计软件的模块、性能、价格等。第三,查看会计软件公司提供的操作手册、说明书等具体操作资料,了解会计软件的具体模块、操作流程、操作方法等;第四,实际操作,查看会计软件的功能、操作步骤、操作方法等。第五,输入会计数据,试用会计软件,考虑会计软件是否符合企业环境的要求;第六,费用洽谈,价格满意;最后,对商品化会计软件全面综合,整体评价,比较衡量,作出选择。

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